PFRNSzkolenie online · część 1
Automatyzacje
i agenci AI
W biurze nieruchomości:
obsługa zapytańopisy ofertnotatki i follow-upyresearch i porównaniaplan pilotażu na 30 dni
00Z czym wyjdziecie o 13:00
Cztery rzeczy na kartce
- Mapa procesów do automatyzacji w Waszym biurze
- Szkic 2–3 asystentów lub agentów AI
- Plan pilotażu na 4 tygodnie z miernikiem
- Lista ryzyk i zasad bezpiecznego wdrożenia
Kolejność dnia
Proces→
Wartość→
Bezpieczeństwo→
Pilot
W tej kolejności AI przestaje być gadżetem i staje się decyzją biznesową.
00Rytm poranka
Pięć modułów, jedna karta
9:00–9:15Otwarcie · kto jest na sali
9:15–9:451 · Gdzie tracisz czas? · złodzieje czasu w biurzeproces
9:45–10:352 · Jak działa firmowy asystent AI · demo #1, bezpieczeństwodane
10:35–11:003 · Scenariusze na 30 dni · wybieramy trzypomysł
11:00–11:10Przerwa kawowa
11:10–11:253 · cd. · demo #2 na żywo
11:25–12:204 · Warsztat projektowy · w parach i trójkachkarta
12:20–12:505 · Plan pilotażu · koszty i zwrotplan
12:50–13:00Pytania i odpowiedzi
00Jak pracujemy na Zoomie
To jest warsztat, nie webinar
Czat
Odpowiedzi na pytania ze slajdów. Krótko, bez obaw o literówki.
Reakcje
✋ albo 👍 zamiast „czy mnie słychać?”.
Pokoje
W module 4 pracujecie w parach i trójkach.
Na czacie: miasto i czym się zajmujecie: pośrednictwo, zarządzanie, deweloper, inne
00Mały eksperyment
Kto używa czatu AI w pracy? ✋
W czyim biurze jest spisana zasada, jakie dane wolno tam wkleić?
00Polska 2025–2026
31%
POLAKÓW 15–64 LAT UŻYWA GENERATYWNEJ AI
Microsoft · I kw. 2026
Microsoft · I kw. 2026
8,4%
POLSKICH FIRM (10+ OSÓB) UŻYWA AI
średnia UE 20% · Polska trzecia od końca
Eurostat · 2025
średnia UE 20% · Polska trzecia od końca
Eurostat · 2025
Ludzie już używają. Biura jeszcze nie wdrożyły.
00Dlaczego wdrożenia nie dowożą
Produktywność ≠ wynik firmy
80%
WIDZI WZROST PRODUKTYWNOŚCI POJEDYNCZYCH OSÓB
37%
WIDZI JAKIKOLWIEK WPŁYW NA WYNIK OPERACYJNY
6%
MA WPŁYW POWYŻEJ 5% EBIT
Co robią inaczej? Trzy czwarte z nich przeprojektowało procesy. Nie kupiły lepszego modelu.
019:15–9:45 · moduł 1
Gdzie tracisz czas,
który AI może odzyskać?
01Ćwiczenie · czat
ĆWICZENIE 1 · NA CZACIE
Co zabiera Wam najwięcej czasu?
3:00kliknij
start
start
Jedna czynność, która co tydzień wraca i nie wymaga Waszej wiedzy eksperckiej.
„obsługa klientów”
„odpisywanie na pytania z portali o to samo mieszkanie”
01Mapa typowych złodziei czasu
Gdzie znika tydzień pracy agenta
klient
Zapytania z portali
Te same pytania o czynsz, piętro, termin
klient
Leady i kwalifikacja
Kto szuka naprawdę, a kto „tylko pyta”
klient
Follow-upy
Po prezentacji, po ofercie, po ciszy
klient
Umawianie prezentacji
Telefony, SMS-y, przekładanie
zaplecze
Notatki po spotkaniach
W głowie, w telefonie, w CRM po 3 dniach
zaplecze
Dokumenty
Komplet do transakcji, braki, przypomnienia
rynek
Research i porównania
Ceny, podobne oferty, analiza dla klienta
rynek
Materiały
Opisy ofert, zestawienia, raport dla właściciela
01Badania kontrolowane
Gdzie AI naprawdę pomaga
Obsługa klienta
5000+ konsultantów z asystentem AI
+14%
SPRAW NA GODZINĘ
+34%
U NOWYCH PRACOWNIKÓW
Konsultanci BCG
W zadaniach, w których AI jest dobra, i poza nimi
25%
SZYBCIEJ „W GRANICY”
−19 pp
POPRAWNOŚCI POZA NIĄ
AI pomaga najbardziej w wąskich, powtarzalnych zadaniach, których wynik da się sprawdzić.
01Podział pracy
AI przygotowuje, człowiek decyduje
Warto zautomatyzować
- Szkic odpowiedzi na zapytanie o ofertę
- Opis nieruchomości z karty i notatki z oględzin
- Notatka do CRM i follow-up po prezentacji
- Kontrola kompletności dokumentów
- Zestawienie podobnych ofert ze źródłami
Zostawić człowiekowi
- Cena, prowizja i negocjacje
- Relacja z klientem i trudne rozmowy
- Ocena stanu technicznego i lokalizacji
- Interpretacja prawna i ryzyka transakcji
- Wszystko, co klient odbierze jako obietnicę
01Uczciwie
Czego nie automatyzować
- Procesu, którego sami nie umiecie opisać krok po kroku
- Decyzji o dużym koszcie błędu bez akceptacji człowieka
- Czegoś, co robicie trzy razy w roku
- Procesu, który i tak za miesiąc zmienicie
- Bałaganu. Automatyzacja bałaganu daje tylko szybszy bałagan
Najpierw uporządkujcie proces na kartce. Dopiero potem sięgajcie po narzędzie.
01Filtr dla pilota
ĆWICZENIE 2 · NA KARTCE
Filtr: pięć pytań
3:00kliknij
start
start
- Czy zadanie zdarza się często?
- Czy jakość wyniku da się sprawdzić?
- Czy mamy dane i są aktualne?
- Czy ktoś jest właścicielem procesu?
- Czy błąd jest odwracalny?
Trzy razy „nie”? To nie jest moment na automatyzację. Najpierw fundamenty. To też dobra decyzja.
01Priorytety
Od czego zacząć
Mały wysiłek · duży efekt
→ ZACZYNASZ TUTAJ
Szkice odpowiedzi na zapytania. Opisy ofert z karty. Notatka po prezentacji.
Duży wysiłek · duży efekt
→ PLAN NA KWARTAŁ
Asystent na bazie ofert i dokumentów biura, połączony z CRM.
Mały wysiłek · mały efekt
→ PRZY OKAZJI
Przypomnienia o terminach, drobne porządki w kalendarzu.
Duży wysiłek · mały efekt
→ NIE DOTYKAJ
Agent, który sam negocjuje cenę albo wysyła oferty bez akceptacji.
Wasza mapa procesów: wpiszcie 3–5 czynności z czatu i filtra w cztery ćwiartki. Lewa górna to kandydaci na pilota.
01Samoocena
ĆWICZENIE 3 · WYNIK NA CZAT
Ile godzin tygodniowo na powtórki?
4:00kliknij
start
start
ile razyw tygodniu×
minutyna jeden raz=
minutytygodniowo
| Odpowiedzi na zapytania | 30 × 8 min | 4 h |
| Notatki i follow-upy po prezentacjach | 6 × 20 min | 2 h |
| Opisy nowych ofert | 3 × 40 min | 2 h |
| Razem | przykład | 8 h |
029:45–10:35 · moduł 2
Jak działa
firmowy asystent AI
02Trzy poziomy
Prompt → asystent → agent
Wklejasz i pytasz
Kopiujesz opis mieszkania do ChatGPT i prosisz o post. Za tydzień od nowa. Model nie zna Twoich ofert.
Zna Twoje biuro
Ma dostęp do ofert, FAQ i standardu odpowiedzi. Przygotowuje szkic. Agent nieruchomości decyduje i wysyła.
Sam wykonuje kroki
Sprawdza kalendarz, proponuje termin prezentacji, zapisuje leada w CRM. W granicach, które mu wyznaczysz.
Większa samodzielność = większy efekt i więcej miejsc, w których proces może się rozjechać.
02Zasada
Najpierw asystent
Po agenta AI sięgamy, gdy proces:
- jest opisany i powtarzalny
- ma właściciela
- ma znane wyjątki
- ma granice: wiemy, czego nie wolno bez zatwierdzenia
Szukajcie najprostszego rozwiązania. Czasem oznacza to, że agenta w ogóle nie budujemy.
02Firmowa baza wiedzy
Czego ChatGPT nie wie o Twoim biurze
Zna internet
Ogólną wiedzę o rynku do pewnej daty. Nie zna Waszych ofert, cen, klientów ani zasad. Brakującą informację potrafi dopowiedzieć.
Baza wiedzy biura
Aktualne oferty z CRM · FAQ i standard odpowiedzi · cennik usług i prowizji · wzory umów · procedury transakcji · historia rozmów z klientem
Asystent jest tak dobry, jak dokumenty, które mu dacie.
02Jak to działa
Jak działa RAG
Ofertyi dokumenty→
Wyszukiwaniefragmentów→
Kontekst→
Model→
Odpowiedźze źródłem→
Agentsprawdza i wysyła
Nie uczymy modelu ofert na stałe. Dajemy mu właściwy kontekst w momencie pytania.
- Szuka po znaczeniu: „czy jest gdzie zaparkować?” znajduje „miejsce w hali garażowej”
- Pytanie spoza dokumentów → „nie wiem, przekazuję agentowi” zamiast zmyślania
02Zanim zobaczymy demo
Nie sprawdzamy, czy model jest inteligentny
Odpowiada z dokumentów
które mu daliśmy
Pokazuje źródło
da się sprawdzić, z której oferty
Nie dopowiada
mówi „nie wiem”, gdy brak podstawy
02Demo #1 · na żywo
Asystent odpowiada
na zapytanie o ofertę
6 ofertFAQ biurastandard odpowiedzi
→baza wiedzy asystenta
Odpowiedź jest w ofercie
Sprawdzamy razem źródło.
Celowo poza zakresem
Dobry asystent nie dopowiada.
02Sedno automatyzacji
Nie proś AI o tekst. Proś o pola.
Bez tego
„Pani Anna pyta chyba o to mieszkanie na Lipowej, chciałaby obejrzeć w przyszłym tygodniu, budżet ma podobno do 700 tysięcy…”
Kolejny krok nie umie tego użyć.
Z polami
oferta: LIP-12
klient: Anna K.
pytanie: balkon, czynsz
budżet: 700 000
prezentacja: przyszły tydzień
pilne: nie
To wchodzi prosto do CRM.
AI w procesie ma trzy role: zaklasyfikujwyciągnijnapisz
02Zaufanie ograniczone
Skąd wiesz, że AI zmyśliło
- Wynik zmienia się przy powtórzeniu tego samego pytania na tych samych danych
- Brak źródła: nie umie wskazać oferty ani dokumentu
- Cechy, których nie ma w karcie: „cicha okolica”, „widok na park”
- Gładka odpowiedź mimo braków: zamiast „nie wiem” model uzupełnia lukę
Reguła: AI może się pomylić. Proces nie może się wywrócić przez to, że się pomyliła. Dlatego zawsze jest ścieżka „nie wiem → do człowieka”.
02Air Canada · 2024
Za chatbota
odpowiada firma.
Chatbot obiecał klientowi zniżkę, której nie było w regulaminie. Firma twierdziła, że bot „sam odpowiada za swoje słowa”. Trybunał się z tym nie zgodził.
W biurze: asystent napisze klientowi, że „właściciel na pewno zejdzie z ceny”. Kto za to odpowiada?
02Przepływ danych
Dane to nie tylko treść pytania
Agent→
Prompti załącznik→
Indeks dokumentówkopie ofert i umów→
Modelu dostawcy lub lokalnie→
Wynik→
CRM, mailklient
↳Logi i historiaretencja
Gdzie to leży?
Kto to widzi?
Jak długo zostaje?
02„Chmura” to kilka różnych rzeczy
Pięć opcji, plus hybryda
Prywatne konto
Brak umowy powierzenia. Nie dla danych klientów.
Plan biznesowy
ChatGPT Business, Claude Team, Copilot. Umowa, bez trenowania na danych.
API w UE
Region i retencja pod kontrolą. Integracja z CRM i pocztą.
Prywatnie
Model otwarty w centrum danych. Wymogi klienta, stały ruch.
Lokalnie
Komputer lub serwer w biurze. Pełna kontrola i pełna odpowiedzialność.
← mniej kontroli, mniej obowiązkówwięcej kontroli, więcej odpowiedzialności →
Hybryda: ogólne zadania idą do chmury, dane wrażliwe zostają u nas. W praktyce najczęstsza.
02Hybryda w praktyce · biuro nieruchomości
Dane osobowe zostają u nas
Nagranierozmowy po prezentacji→
Transkrypcjalokalnie · Whisper→
Usunięcie danychlokalnie · imiona, telefony, adresy→
Szkic follow-upuchmura · API w UE→
Akceptacjaagent
U nas
Nagranie i transkrypcja: dane osobowe klienta i jego sytuacja finansowa. Mały model wystarczy.
W chmurze
Tylko oczyszczona notatka i karta oferty. Mocniejszy model, niski koszt zapytania.
02Zanim użyjecie swoich danych
Co usunąć, zanim wyślesz do AI
Usuń albo zamień
imię i nazwisko · PESEL · numer dowodu · adres z numerem lokalu · numer księgi wieczystej · telefon · e-mail · numer konta · sytuacja finansowa i kredytowa
Jak zrobić dane testowe
nazwiska → Klient A, B, C · adres → ulica bez numeru · ceny przesuń o kilka procent · daty przesuń o stałą liczbę dni
- Anonimizuj kopię, nigdy oryginał
- Ta sama zasada dotyczy zrzutów ekranu z CRM w prezentacjach i ofertach
W pilocie pracujemy na danych zmyślonych albo zanonimizowanych. Prawdziwe dane dopiero po rozmowie z IOD i umowie z dostawcą.
02Dane i RODO
95,9%
FIRM I INSTYTUCJI NIE CZUJE SIĘ GOTOWYCH DO WDRAŻANIA AI ZGODNIE Z RODO
UODO · 06.08.2026
UODO · 06.08.2026
Jeśli macie wątpliwości, jesteście w większości.
- Jakie dane wchodzą do promptu, załącznika, indeksu i logu?
- Czy mamy prawo przekazać je temu dostawcy? (umowa powierzenia)
- Jaka jest retencja? Czy dostawca trenuje na naszych danych?
02Granice rozwiązania
Warunki, nie argumenty przeciw
Lokalne nie znaczy darmowe.
Offline nie znaczy automatycznie zgodne z prawem.
Większy model nie naprawi nieaktualnych ofert w CRM.
Asystent nie zastąpi odpowiedzialności za to, co dostaje klient.
0310:35–11:25 · moduł 3 · z przerwą
Scenariusze, które wdrożysz
w 30 dni
03Wybór narzędzia
Workflow, AI w środku czy agent?
| Co to jest | Kiedy tego użyć | Przykład z biura |
|---|---|---|
| Workflow | Reguły da się zapisać zdaniami „jeśli… to…” | Nowy lead z portalu → wiersz w CRM → SMS do agenta |
| Workflow + AI w środku | Trzeba coś zrozumieć albo napisać | Zapytanie → pola → szkic odpowiedzi z bazy ofert |
| Agent AI | Nie wiadomo z góry, ile kroków i w jakiej kolejności | Research: sam decyduje, gdzie szukać i co porównać |
Dla większości procesów w biurze właściwa jest środkowa linia.
03Scenariusz 1 · workflow + AI
Asystent AI obsługi zapytań
Zapytanieportal, mail, formularz→
Zaklasyfikuj i wyciągnijoferta, budżet, termin→
Szkic odpowiedziz bazy ofert i FAQ→
Agentpoprawia i wysyła→
Lead w CRMi propozycja terminu
Dane
Aktualne oferty z CRM, FAQ biura, standard odpowiedzi, kalendarz
Miernik 30 dni
Czas do pierwszej odpowiedzi: z kilku godzin do 30 minut w godzinach pracy
Czerwona flaga
Asystent obiecuje coś, czego nie ma w ofercie: rabat, miejsce postojowe, termin wydania
03Demo #2 · na żywo · scenariusz 1
Od maila z portalu
do szkicu odpowiedzi
Nowy mail→
Zaklasyfikuj→
Wyciągnij pola→
Szkic z bazy ofert→
Zatwierdź→
Wyślij + CRM
Pola, nie tekst
Ścieżkę „inne”
Moment zatwierdzenia
0411:25–12:20 · warsztat · pary i trójki
Zaprojektuj swojego
asystenta AI
Proces→
Efekt→
Dane we / wy→
Kontrola→
Czego potrzebuje AI→
Ryzyka
04Karta projektu · jedna strona
Karta ma dziewięć pól
01 · krok 1
Proces i właściciel
02 · krok 1
Oczekiwany efekt
03 · krok 2
Dane wejściowe
04 · krok 2
Wynik
05 · krok 3
Kto co kontroluje
06 · krok 3
Zasady i zakazy
07 · krok 4
Czego potrzebuje AI
08 · krok 5
Ryzyka
09 · moduł 5
Miernik 30 dni
04Wypełniony przykład · scenariusz 1
Tak wygląda gotowa karta
| Proces i właściciel | Odpowiedź na zapytanie z portalu o konkretną ofertę · właściciel: szef biura |
| Oczekiwany efekt | Klient dostaje konkretną odpowiedź i propozycję prezentacji w 30 minut, nie po kilku godzinach |
| Dane wejściowe | Treść zapytania, karta oferty z CRM, FAQ biura, kalendarz agenta |
| Wynik | Pola (oferta, budżet, termin, pytanie) + szkic odpowiedzi + lead w CRM |
| Kto co kontroluje | Agent prowadzący ofertę czyta i wysyła każdą odpowiedź |
| Zasady i zakazy | Ceny i warunki tylko z karty · nie negocjujemy · pytanie spoza bazy → „przekazuję agentowi” |
| Czego potrzebuje AI | Dostęp do aktualnych ofert (eksport z CRM raz dziennie), skrzynki, kalendarza · konto firmowe, nie prywatne |
| Ryzyka | Nieaktualna oferta (sprzedana) · obietnica spoza karty · dane osobowe w chmurze bez umowy |
| Miernik 30 dni | Mediana czasu do pierwszej odpowiedzi · liczba poprawek w szkicu · prezentacje umówione z zapytań |
04Warsztat · chętni pokoje
90 sekund, trzy zdania
1:30kliknij
start
start
- Jaki proces i jaki efekt
- Kto kontroluje i czego AI nie wolno
- Największe ryzyko
Nie prezentujcie narzędzi. Prezentujcie decyzję.
Dwa kolejne szkice: weźcie dwa procesy z lewej górnej ćwiartki mapy i zapiszcie każdy w trzech linijkach: proces → rola AI → kto zatwierdza. Wzorem są scenariusze z modułu 3.
0512:20–12:50 · moduł 5
Pilotaż
bez chaosu
05Jak zrobić pilotaż
Cztery tygodnie, jeden proces
TYDZIEŃ 1Wybór procesu, właściciel, miernik na dziś, dane testowe bez danych osobowychprzygotuj
TYDZIEŃ 2Uruchomienie u 1–2 osób · człowiek zatwierdza 100% wynikówuruchom
TYDZIEŃ 3Pomiar, lista błędów, poprawki w dokumentach i instrukcjachpopraw
TYDZIEŃ 4Decyzja na liczbachzdecyduj
Decyzja: skalujemynajpierw porządkujemykończymy
05Jak mierzyć efekt · pole 09 na karcie
Miernik zamiast „będzie lepiej”
„Będzie lepiej”
Pierwsza odpowiedź na zapytanie w 30 minut w godzinach pracy, bez wzrostu liczby poprawek
90% prezentacji z notatką w CRM w ciągu 24 h
Opis nowej oferty w 10 minut, zero cech spoza karty w kontroli 20 opisów
Nie da się dziś zmierzyć? To też wynik: pierwszym krokiem nie jest AI, tylko pomiar.
05Przykład obliczeniowy · biuro z 4 agentami · to nie case klienta
Odpowiedzi na zapytania: rachunek
| Sprawy | 400 zapytań miesięcznie | |
| Czas | 8 min → 3 min, odzysk 5 min | |
| Koszt minuty | 90 zł/h pełnego kosztu = 1,5 zł | |
| Wykorzystanie | 60% | |
| Korzyść brutto | 400 × 5 × 1,5 zł × 0,6 | 1800 zł |
| Licencje | 4 osoby × ok. 80 zł | −320 zł |
| Kontrola jakości | 1 h tygodniowo szefa biura | −390 zł |
| Wynik | przed kosztem wdrożenia | ok. 1090 zł |
Poza tabelą
Klient z portalu pisze do kilku biur. Odpowiedź w 30 minut zamiast po kilku godzinach częściej kończy się prezentacją.
05Polityka AI na jedną stronę
Pięć zasad dla zespołu
- Pracujemy tylko w zatwierdzonych narzędziach biura, nie na prywatnych kontach.
- Nie wklejamy danych osobowych, finansowych ani dokumentów klienta do narzędzi, które nie są do nich dopuszczone.
- Człowiek sprawdza każdy wynik, zanim trafi do klienta.
- Wiemy, kto odpowiada za narzędzie i komu zgłosić błąd.
- Każdy przechodzi krótkie szkolenie: najpierw asystent, potem agent AI.
05Dobra pierwsza decyzja
„Kupujemy system AI dla biura.”
Przez 4 tygodnie sprawdzamy, czy w jednym procesie skrócimy czas, zachowując jakość i kontrolę.
Działa?
Skalujemy na kolejnych agentów i kolejny proces.
Nie działa?
Wiemy więcej, a kosztowało to niewiele.
Dziękuję
Patryk Omiotek
linkedin.com/in/patrykomiotek
patryk@webamigos.pl
Do pracy własnej w firmie
03Scenariusz 2 · workflow + AI · do pracy własnej
Generator opisów nieruchomości
Karta ofertymetraż, piętro, cena→
Notatka z oględzindyktowana w telefonie→
Opis w standardzie biuraportal · social · EN→
Agentsprawdza fakty→
Publikacja
Dane
Karta oferty, notatka z oględzin, 3–5 wzorcowych opisów biura, słowa zakazane
Miernik 30 dni
Czas na opis: z ok. 40 do 10 minut, bez wzrostu liczby poprawek
Czerwona flaga
Cechy, których nie ma w karcie: „cicha okolica”, „widok na park”, „do wprowadzenia”
03Scenariusz 3 · workflow + AI · do pracy własnej
Follow-upy i notatki po spotkaniach
Prezentacjaodbyta→
Notatka głosowa2 min w aucie→
Notatka do CRM+ zadania + szkic follow-upu→
Agentpoprawia i wysyła→
Przypomnieniepo 3 dniach ciszy
Dane
Notatka głosowa lub nagranie (za zgodą klienta), karta oferty, historia klienta w CRM
Miernik 30 dni
Notatka w CRM w ciągu 24 h po każdej prezentacji · follow-up tego samego dnia
Czerwona flaga
Nagrywanie klienta bez zgody · dane o finansach klienta w chmurze bez umowy
03Scenariusz 4 · agent AI · do pracy własnej
Agent AI do researchu i porównania ofert
Kryteria klientalokalizacja, budżet, metraż→
Agent szukabaza biura, źródła publiczne→
Zestawieniez linkiem do każdego źródła→
Agentweryfikuje→
Raport dla klienta
Dane
Własna baza ofert, ceny transakcyjne, dane o okolicy, wcześniejsze analizy biura
Miernik 30 dni
Czas przygotowania zestawienia: z ok. 3 h do 30 minut · każde źródło sprawdzalne
Czerwona flaga
Brak źródła, nieaktualne ogłoszenia, regulaminy portali zakazujące pobierania danych
03Scenariusz 5 · agent AI · do pracy własnej
Wsparcie zarządcy: zgłoszenia najemców
Zgłoszeniemail, formularz, SMS, zdjęcie→
Kategoria i pilnośćlokal, usterka, braki→
Szkic zleceniadla fachowca→
Zarządcazatwierdza→
Status do najemcy
Dane
Lista lokali i najemców, regulamin, lista fachowców, historia zgłoszeń
Miernik 30 dni
Zgłoszenia z kompletem informacji za pierwszym razem · czas do potwierdzenia przyjęcia
Czerwona flaga
Awaria pilna (gaz, zalanie, prąd) musi od razu trafić do człowieka, nie do kolejki
03Bank procesów · inne dobre kandydatury · do pracy własnej
Gdy żaden scenariusz nie pasuje
| Biuro pośrednictwa | Kwalifikacja leadów pytaniami przed prezentacją · umawianie i przypominanie o prezentacjach |
| Transakcja | Kontrola kompletności dokumentów względem checklisty · przypomnienia o terminach z umowy przedwstępnej |
| Właściciel nieruchomości | Raport miesięczny: wyświetlenia, zapytania, prezentacje, komentarz agenta |
| Wynajem | Wstępna selekcja kandydatów na najemców według kryteriów właściciela |
| Deweloper | Odpowiedzi o harmonogram, standard wykończenia i dostępność lokali z jednej bazy |
| Biuro (AML) | Kompletność danych do weryfikacji klienta · decyzja zawsze u człowieka |
03Człowiek w środku · do pracy własnej
Zatrzymaj się i zapytaj człowieka
AI przygotowuje→
Człowiek zatwierdzaklik, poprawka albo odrzucenie→
System wykonuje
- Zatwierdzenie w mailu, Slacku, Teams albo Telegramie, jednym kliknięciem
- Zgoda wymagana przed konkretną akcją agenta AI, np. przed wysłaniem do klienta
- Limit czasu: co ma się stać, gdy nikt nie odpowie
Im wyższy koszt błędu, tym wcześniej w procesie wstawiasz człowieka. Automatyzacja nie musi znaczyć „bez nadzoru”.
04Proces na osi czasu · legenda · do pracy własnej
Pięć kolorów karteczek
Prezentacja odbyta
Zdarzenie
Co się wydarzyło.
Czas przeszły.
Agent
Osoba
Kto to robi
lub uruchamia.
CRM, portal
System
Gdzie są dane,
skąd przychodzą.
Notatka po 3 dniach
Problem
Ból, ryzyko,
pytanie bez odpowiedzi.
Notatka z nagrania
Szansa
Miejsce, w którym
AI może pomóc.
04Przykład · od zapytania do oferty kupna · do pracy własnej
Gdzie boli i gdzie pomoże AI
Kto / gdzie
AgentPortale, mail
AgentTelefon, kalendarz
AgentCRM
AgentMail, SMS
Zdarzenie
Zapytanie wpłynęło
Prezentacja umówiona
Notatka zapisana
Follow-up wysłany
Problem
Odpowiedź po kilku godzinach
5 telefonów, by ustalić termin
Notatka po 3 dniach albo wcale
Klient „zapomniany”
Szansa
Szkic odpowiedzi z bazy ofert
Propozycja 3 terminów
Notatka z nagrania głosowego
Przypomnienie i szkic follow-upu
04Warsztat · krok 1 z 5 · do pracy własnej
Co usprawniamy i po co?
- Jaki proces? Wąsko, w kilku słowach.
- Kto jest właścicielem i odpowiada za wynik?
- Jaki ma być efekt dla klienta albo dla biura?
Odpowiedź na zapytanie z portalu · szef biura · odpowiedź w 30 minut zamiast kilku godzin
04Warsztat · krok 2 z 5 · do pracy własnej
Co wchodzi, co wychodzi?
- Jakie dane wejściowe, z jakiego systemu? Są tam dane osobowe?
- Jaki ma być wynik: tekst do wysłania, pola do CRM, zadanie, raport?
- Ile razy w tygodniu i ile minut zajmuje dziś?
Mail z portalu + karta oferty + FAQ → pola i szkic odpowiedzi · ok. 30 zapytań × 8 min tygodniowo
04Warsztat · krok 3 z 5 · do pracy własnej
Kto kontroluje i czego nie wolno?
- Kto zatwierdza wynik, zanim trafi do klienta?
- Czego AI nie wolno zrobić ani obiecać?
- Co się dzieje z wyjątkiem: pytanie spoza bazy, pilna sprawa, skarga?
Agent zatwierdza każdą odpowiedź · zakaz: rabaty, negocjacje, cechy spoza karty · wyjątek → zadanie dla agenta w CRM
04Warsztat · krok 4 z 5 · do pracy własnej
Czego potrzebuje AI w biurze?
- Jakie dokumenty do bazy wiedzy? Kto dba o ich aktualność?
- Do jakich systemów dostęp: poczta, CRM, kalendarz, dysk?
- Gdzie ma działać: plan biznesowy, API w UE, lokalnie, hybrydowo?
Eksport ofert z CRM raz dziennie + FAQ · dostęp do skrzynki ofertowej i kalendarza · plan biznesowy lub API w UE
04Warsztat · krok 5 z 5 · do pracy własnej
Dwa ryzyka do sprawdzenia
Błędna informacja dla klienta
Co asystent może przekręcić albo dopowiedzieć? Jak to wyłapiecie?
Dane wrażliwe
Które dane nie mogą wyjść z biura? Co trzeba usunąć wcześniej?
Sprzedana oferta nadal w bazie → eksport codziennie i test na 20 zapytaniach · numery telefonów klientów → plan biznesowy z umową powierzenia
05Co zajmuje wdrożenie · do pracy własnej
Czas, dane, zespół
czas
Dni, nie miesiące
Asystent na gotowym narzędziu: kilka dni konfiguracji. Integracja z CRM i pocztą: od kilku dni do kilku tygodni.
dane
Zwykle najdłużej
Aktualne oferty w jednym miejscu, FAQ, wzorcowe odpowiedzi i opisy. Bez tego żaden model nie pomoże.
zespół
Właściciel i 2 h tygodniowo
Jedna osoba odpowiada za proces, sprawdza wyniki i zbiera poprawki od agentów.
Automatyzacja bez właściciela szybko umiera. Zwykle wtedy, gdy ktoś zmieni szablon w CRM.
05Realistyczne koszty · do pracy własnej
Cena modelu to jedna pozycja
| Pozycja | Rząd wielkości | Od czego zależy |
|---|---|---|
| Licencje | kilkadziesiąt zł na osobę miesięcznie | Plan biznesowy czatu AI dla zespołu |
| Model przez API | od kilkudziesięciu zł miesięcznie | Ile tekstu wysyłacie, który model |
| Narzędzie do automatyzacji | od zera do kilkuset zł miesięcznie | Własny serwer czy chmura, liczba uruchomień |
| Konfiguracja i integracja | jednorazowo | Czy CRM ma eksport albo API |
| Wasz czas | zwykle największa pozycja | Kontrola wyników, poprawki, utrzymanie |
05Zwrot z inwestycji · do pracy własnej
Czas zaoszczędzony to jeszcze nie zysk
korzyść
miesięczna= sprawyna miesiąc× minutyodzyskane× kosztminuty pracy× wykorzystanieodzyskanego czasu− koszty stałepilota
miesięczna= sprawyna miesiąc× minutyodzyskane× kosztminuty pracy× wykorzystanieodzyskanego czasu− koszty stałepilota
Odzyskany czas staje się zyskiem dopiero wtedy, gdy obsłużymy więcej klientów, z lepszą jakością, albo zrobimy więcej prezentacji.
Nie liczymy wykorzystania 100%.
05Ten sam przykład · 400 zapytań miesięcznie · do pracy własnej
Sama infrastruktura, miesięcznie
Chmura · API, model średniej klasy
ok. 25 zł
~5000 tokenów wejścia (zapytanie + oferty) i 500 wyjścia na zapytanie
ok. 2 USD / 12 USD za 1 mln tokenów → ok. 6,5 USD
vs
Lokalnie · stacja NVIDIA GB10, 128 GB
ok. 850 zł
ok. 26 000 zł / 36 mies. = ok. 720 zł amortyzacji
+ ok. 130 zł energii (150 W, praca ciągła)
Lokalnie nie wygrywa ceną. Decydują dane: czy wolno je wysłać do zewnętrznego dostawcy?
Policz na swoich liczbach: ragen.ai/pl/calculator
05Paradoks Jevonsa · do pracy własnej
Wydajniej nie znaczy mniej pracy
Węgiel w Anglii, 1865
Maszyny parowe zużywały węgiel coraz wydajniej. Łączne zużycie węgla w Anglii wzrosło (zamiast spadać), bo tania energia znalazła nowe zastosowania.
AI w biurze
Opis oferty z 40 minut robi się w 10. Zamiast odpocząć, przyjmujemy więcej ofert i umawiamy więcej prezentacji.
Zdecydujcie z góry, na co przeznaczycie odzyskany czas.
05Następny krok we własnym biurze · jedno popołudnie · do pracy własnej
Metoda KOMPAS: od jednego procesu do kolejności
K
Kontekst
Po co to robimy? Cel i punkt wyjścia.
O
Odwzorowanie
Proces na osi zdarzeń, jak na warsztacie.
M
Mierniki
Wartość dziś i cel, zanim cokolwiek wdrożycie.
P
Punktacja
Wpływ ocenia biznes, wysiłek osoba od wdrożenia.
A
Antyzakres
Lista „nie teraz” z uzasadnieniem.
S
Skalowanie
Kolejność wdrożeń: najpierw fundamenty.
Aneks
Q&AZapas · pytania z sali
Krótkie odpowiedzi
| Dane klientów w ChatGPT? | Na prywatnym koncie nie: brak umowy powierzenia. Plan biznesowy lub API z umową, dostępem i retencją: po rozmowie z IOD. |
| Czy dostawca trenuje na moich danych? | Plany biznesowe i API dużych dostawców: domyślnie nie. Konsumenckie: zależy od ustawień. Sprawdźcie w umowie, nie w reklamie. |
| Czy AI zastąpi pośrednika? | Zabierze pracę wokół sprzedaży: odpowiedzi, notatki, opisy. Relacja, negocjacje i odpowiedzialność za transakcję zostają u człowieka. |
| Ile kosztuje wdrożenie? | Licencja to kilkadziesiąt zł na osobę miesięcznie. Najwięcej kosztują dane, integracja i kontrola jakości. Policzcie wzorem z modułu 5. |
| Nasz CRM ma „AI” w pakiecie? | Sprawdźcie, gdzie przetwarza dane i czy pracuje na Waszych ofertach. Te same pięć pytań co przy każdym dostawcy. |
Q&AZapas · pytania z sali
Krótkie odpowiedzi, cd.
| Od czego zacząć jutro? | Polityka AI na jedną stronę (narzędzia, dane, kto odpowiada) i jeden pilot z karty. |
| Agent czy asystent na start? | Asystent. Agent AI, gdy proces jest opisany, ma właściciela, znane wyjątki i granice. |
| Chmura w USA jest legalna? | Data Privacy Framework obowiązuje, ale jest pod presją. Bezpieczniej: przetwarzanie w UE i klauzule standardowe. Decyzja biura z IOD. |
| AI Act dotyczy biura? | Obowiązek dbania o kompetencje AI pracowników (art. 4) obowiązuje od 2.02.2025. Asystent do maili to nie system wysokiego ryzyka. |
| Lokalny model jak ChatGPT? | W wąskim zadaniu na własnych dokumentach często wystarczy. W szerokich zadaniach chmura jest mocniejsza. Testujemy na procesie. |
AIZapas · lokalny model u siebie · programy
Jak uruchomić model u siebie
silnik
Ollama
Pobiera i uruchamia modele. macOS, Windows, Linux.
najprostszy start
LM Studio
Jedno okno: wyszukiwarka modeli, czat, serwer API.
czat z dokumentami
AnythingLLM
Baza wiedzy ze źródłami, działa na Ollamie.
dla zespołu
Open WebUI
Czat w przeglądarce, konta, bazy wiedzy.
Polski model: Bielik (SpeakLeash, Cyfronet AGH), wersja 11B potrzebuje ok. 8 GB pamięci. Do transkrypcji: Whisper.
AIZapas · lokalny model u siebie · sprzęt
Dla ilu osób, za ile, kto utrzyma
01 · stanowisko lub laptop
od 17 tys. zł
Mini PC z Ryzen AI Max+ 128 GB albo MacBook Pro 64 GB
Jedna osoba, testy, wąski zbiór dokumentów
02 · serwer dla biura
ok. 26 tys. zł
Stacja NVIDIA GB10, 128 GB albo PC z RTX 5090
Kilka do kilkunastu osób. Potrzebny właściciel i monitoring
03 · sieć biur
od 235 tys. zł
Kilka kart RTX PRO 6000 96 GB
Stały ruch, integracje. Alternatywa: chmura prywatna
Reguła kciuka: pamięć ≈ parametry modelu (mld) × 0,6 GB przy Q4 + zapas.
